Tras trece años desde que fundamos el estudio, uno de los aspectos que en el pasado nos ha generado más fricción, quebraderos de cabeza y frustración es la elaboración de propuestas y aprender a encajar su posible rechazo por parte de los clientes. Estas son algunas de las lecciones que hemos aprendido a lo largo del camino.

Una propuesta bastante loca: Una cabina de adivinación asistida por IA

La necesidad de las propuestas

Todas las empresas que dependemos de la contratación de nuestros servicios por parte de terceros, más aún cuando se trata de trabajos altamente creativos, nos tenemos que enfrentar habitualmente a la elaboración de propuestas para ofrecer una solución (de diseño, estratégica, tecnológica...) junto con el correspondiente presupuesto. De este modo el cliente puede evaluarla y decidir si somos el proveedor de servicios óptimo para resolver su problema o necesidad.

A nosotros particularmente nos gusta y se nos da bien la elaboración de propuestas. Tenemos confianza en la calidad de los servicios que ofrecemos y hemos aprendido a explicar y condensar nuestro trabajo de forma atractiva y comprensible en un documento. Es algo que nos ayuda a distinguirnos y desmarcarnos del resto de empresas y por lo que hemos recibido agradecimientos y elogios múltiples.

Pero hacer una buena propuesta conlleva estudiar a fondo el problema del cliente, entenderlo y ofrecerle una solución acorde a sus necesidades. En definitiva, muchísimo tiempo invertido que, salvo en contadas ocasiones, no vas a cobrar si el proyecto no sale adelante.

El problema por tanto viene en saber calibrar la cantidad de tiempo y esfuerzo que dedicar a la elaboración de la propuesta frente a las posibilidades reales de conseguir el encargo sujeto de dicha propuesta. Al tratarse de un trabajo no remunerado (lo cual daría para otro artículo), identificar la viabilidad y probabilidad de que el cliente acepte la propuesta se ha convertido en un auténtico arte, la piedra angular que dicta y modula el esfuerzo a realizar, y en el que intervienen factores como el conocimiento previo del cliente, la psicología, la captación de señales contradictorias o la aparición de red flags durante la entrevista o reunión inicial, lecturas entre líneas de correos...

Detalles de nuestra cabina inspirada en Zoltar de Big

Aprender equivocándose

Aún así, nunca hay garantías absolutas y, en última instancia, hay que aceptar que en muchas ocasiones intervienen otros factores externos a la calidad de la propuesta, y ésta acaba siendo rechazada. En esos casos, hay que luchar contra el ego y la frustración que conlleva el rechazo y evitar dañar nuestra autoestima. Convivir con el rechazo es algo que nos ha costado aprender. Pero además de aceptarlo, a lo largo de los años hemos aprendido a minimizar su impacto y que se produzca en el menor número de ocasiones posible.

En el pasado hemos cometido multitud de errores y caído en todos los abusos, algunos auto-infligidos, posibles. Por suerte, la mayoría de estos errores pertenecen ya a un pasado lejano, pero hemos pasado por todo: participar junto con otras empresas en elaboración de pliegos para grandes licitaciones, que se acaba llevando una baja temeraria (una y no más), elaboración de propuestas para terceros a cambio de realizar el trabajo para una vez adjudicado solicitar una rebaja sobre nuestro presupuesto, propuestas para validar planes de negocios sin viabilidad ninguna, en el que el trabajo para presentar a inversores lo hacemos exclusivamente nosotros... Y así podríamos seguir. Quien se dedica a esto, seguro que muchas de estas cosas le resuenan.

Por suerte el tiempo, y estos tropiezos por el camino, nos han hecho más sabios a la hora de gestionar estas situaciones y ahora nos sentimos mucho más cómodos y seguros a la hora de enfrentarnos a la elaboración de propuestas para terceros.

Lecciones aprendidas

A la hora de enfrentarnos a una propuesta, seguimos una serie de reglas no escritas, al menos hasta este momento, ya que vamos a ponerlas negro sobre blanco por si pueden resultar de utilidad a alguien:

  • Cuando no tenemos plena confianza en que el proyecto sea el adecuado para nosotros, bien por encaje con el cliente, por indefinición del alcance del trabajo o por presupuesto, procuramos enviar un email previo con una propuesta muy escueta en la que planteamos todas nuestras dudas junto con una horquilla presupuestaria muy aproximada. La calidad de la respuesta a este correo nos ayuda a descartar o pasar a una siguiente fase, sin invertir más tiempo del necesario.
  • En general, evitamos aplicar a pliegos y licitaciones de la administración. Las exigencias burocráticas y de documentación no compensan las condiciones que se exigen ni las bajas temerarias que acaban llevándose muchos de los contratos a costa de una baja calidad en su ejecución. La realidad es que, en la mayoría de los casos y en contra de lo que la gente suele pensar, no compensa realizar trabajos para las administraciones públicas si lo que ofreces es un trabajo de calidad, ya que lo que se prima en la mayoría de casos es simplemente el precio ofertado.
  • Aprender a detectar cuándo eres "el tercer presupuesto necesario" para un proyecto que ya está pre-adjudicado de antemano, pero en el que necesitan cumplir con ciertas exigencias de transparencia y supervisión. Lo decimos por un amigo.
  • No participar nunca en trabajos especulativos (spec work), ya vengan promovidos por agencias, concursos o cualquier otra institución con grandes promesas de proyección, visibilidad y/o trabajos futuros.
  • Sin embargo, seguimos colaborando con agencias amigas y ayudándoles en la elaboración de propuestas, sobre todo en la parte más creativa y de generación de nuevas ideas. Y lo hacemos porque nos gusta, se nos da bien y nos ayuda a mantenernos al día en cuanto a tecnología y estar en contacto con las necesidades de grandes empresas a las que de otra forma no tendríamos acceso. A pesar de que en muchas ocasiones no acaben cuajando en nuevos contratos por lo competitivo del sector, nos ayuda a estar engrasados y disponibles para proyectos de mayor envergadura.
  • La principal lección, una de las cosas más útiles y que más nos ha costado, es aprender a decir "No" tan pronto algo nos chirría, levanta alguna suspicacia o no encaja con nuestra filosofía de trabajo. Al principio nos costaba mucho rechazar trabajos, pero con el tiempo aprendimos que una negativa a tiempo (y por supuesto dicho con educación y respeto) era la solución más simple a muchos de nuestros problemas. Y a veces es tan simple como escuchar al estómago. Pocas veces se equivoca.

Como se nos ha quedado un texto un poco largo, otro día hablaremos de cómo son nuestras propuestas, el nivel de detalle que alcanzamos y cómo nos compensa esta inversión de tiempo porque las utilizamos como guía de desarrollo y contrato implícito para la prestación del servicio.